Formale Anforderungen

Darüber hinaus sind die folgenden formalen Anforderungen zu beachten:

1. Anträge können nicht von den studentischen Eigeninitiativen als solchen gestellt werden, sondern nur von Studierenden selber. Alle eingeschriebenen Studierenden der RWTH Aachen sind antragsberechtigt. Idealerweise stellen Mitglieder des Vorstands den Antrag an das Parlament. Nur sie, oder von ihnen schriftlich bevollmächtigte Personen, können die Rechte der Antragstellerinnen und Antragsteller im Laufe der Parlamentssitzung wahrnehmen.

2. Im Antrag müssen die studentische Eigeninitiative, die Namen der Antragstellerinnen und Antragsteller, eine Postanschrift, eine Telefon- oder Handynummer und eine E-Mail-Adresse benannt werden.

3. In der Regel wird ein Antrag etwa drei Monate vor der geplanten Veranstaltung gestellt. Das hat den Grund, dass bewilligte Mittel, die nicht innerhalb von vier Monaten nach Bewilligung abgerufen werden, verfallen. Nur in Ausnahmefällen bewilligt das Studierendenparlament eine Verlängerung der Abrechnungsfrist auf bis zu zwölf Monate. Diese Verlängerung ist vor Ablauf der Viermonatsfrist zu beantragen. Bei den Fristen handelt es sich um Ausschlussfristen, d.h. nach Ablauf kann in keinem Fall mehr eine Erstattung erfolgen.

4. Ein Antrag muss vor Beginn der jeweiligen Veranstaltung bewilligt sein. Änderungen von bewilligten Anträgen sind auch nach Beginn der Aktivität möglich, bedürfen aber einer Zweidrittelmehrheit im Studierendenparlament.

5. Die Antragsfrist endet eine Woche vor der jeweiligen Sitzung des Studierendenparlaments um 12 Uhr. Tagt das SP z.B. an einem Mittwoch, dann müssen Anträge bis zum Mittwoch der vorherigen Woche eingereicht sein. Das Dokument kann während der Öffnungszeiten des AStA dort abgegeben oder per Post gesendet werden an:

Studierendenparlament der RWTH Aachen
c/o AStA der RWTH Aachen
Pontwall 3
52066 Aachen

6. Zu diesem Zeitpunkt muss der Antrag unterschrieben vorliegen. Zur Fristwahrung wird ein Scan akzeptiert, sofern das inhaltlich nicht veränderte Originaldokument nachgereicht wird.

7. Um eine zusätzliche Einreichung des Antrags als PDF wird höflich gebeten, da das Parlament fast ausschließlich mit digitalen Dokumenten arbeitet. Das PDF-Dokument kann an sp-vorsitz@stud.rwth-aachen.de gesendet werden.

8. Die Teilnahme am entsprechenden Tagesordnungspunkt der Sitzung des Studierendenparlaments ist für die Antragstellerinnen und Antragsteller verpflichtend. Zusätzlich wird der Antrag in einer Sitzung des Haushaltsausschusses einige Tage vor der Parlamentssitzung beraten. Hier sind Vertreterinnen und Vertreter der meisten Listen des Parlaments anwesend, die den Antrag vorbesprechen. Häufig werden hier die Antragstellenden auf hilfreiche Verbesserungsmöglichkeiten und problematische Stellen hingewiesen. Eine Teilnahme an diesen Sitzungen ist nicht verpflichtend, wird aber empfohlen.

9. Die konkret beantragte Förderung (Ausfallbürgschaft, Zuschuss) und die Höhe der Förderung müssen aus dem Antragstext eindeutig hervorgehen. Widersprüchliche oder unvollständige Angaben führen dazu, dass der Antrag nicht beraten und nicht beschlossen werden kann. Die Eigeninitiativen-Beratung im AStA und spätestens die Behandlung im Haushaltsausschuss wird auf diese Fehler aufmerksam machen.

10. Die Verwendung geschlechtergerechter Sprache nach den Richtlinien der Hochschule im Antragstext ist wünschenswert.

Nicht förderungsfähige Inhalte

Anträge oder Inhalte von Anträgen, die zu einer Ablehnung führen würden, sind insbesondere:

1. Anträge, die nicht von eingeschriebenen Studierenden der RWTH Aachen gestellt werden.

2. Anträge, die Gruppen fördern, die nicht an der RWTH Aachen als studentische Eigeninitiativen akkreditiert sind.

3. Anträge, die sich nicht auf ein konkretes Projekt beziehen (es ist problemlos möglich, mehrere Anträge zu verschiedenen Projekten gleichzeitig zu stellen!).

4. Anträge, die Falschaussagen beinhalten. Solche Anträge können auch nach der Bewilligung für nicht förderungsfähig befunden werden.

5. Budgets, die eine kostenlose Abgabe von alkoholischen Getränken an Mitglieder der Eigeninitiative, Gäste, Teilnehmende, Referentinnen und Referenten oder sonstige Personen beinhalten. Ein Verkauf über dem Selbstkostenpreis ist hingegen zulässig.

6. Budgets, die eine Querfinanzierung anderer Vereinsaktivitäten beinhalten.

7. Budgets, die Aufwandsentschädigungen für Mitglieder der studentischen Eigeninitiative beinhalten.

8. Budgets, die unspezifische Posten – wie Verschiedenes, Sonstiges, Risikoaufschlag etc. – beinhalten.

9. Budgets, die Rednerinnen- oder Rednergeschenke über 15 Euro Sachwert beinhalten.

10. Projekte, die länger als 12 Monate laufen.

11. Veranstaltungen, die nicht allen Studierenden offenstehen. Insbesondere sind Diskriminierungen nach Geschlecht, Abstammung, Sprache, Heimat und Herkunft, Glauben, religiöser oder politischer Anschauungen oder sexueller Orientierung unzulässig. Eine begründete Unterscheidung nach Fachrichtung ist zulässig, eine Begrenzung der Zahl von Teilnehmerinnen und Teilnehmern selbstverständlich auch.

Weitere Empfehlungen

Es wird empfohlen, jedem Antrag Angaben zum Ablaufplan der Veranstaltung (falls zutreffend) und eine Vorstellung der studentischen Eigeninitiative beizufügen. Eine Versicherung der Teilnehmenden sollte angestrebt werden. Weitere Informationen hierzu gibt es bei der Eigeninitiativen-Beratung im AStA. Angaben zu anderen angefragten Förderungen sind immer hilfreich. Projekte, die zusätzlich von Unternehmen gefördert werden, die Alkohol- oder Tabakwaren produzieren, werden allerdings kritisch gesehen.

Hinweise zur Öffentlichkeit

Anträge, die an das Studierendenparlament gestellt werden, werden im Internet veröffentlicht. Hierbei werden private Kontaktdaten und Unterschriften, nicht aber die Namen von Antragstellerinnen und Antragstellern unkenntlich gemacht. Außerdem werden Unterlagen, die bei der Abrechnung der bewilligten Anträge anfallen, archiviert und den Mitgliedern des Parlaments auf Anfrage zur Verfügung gestellt. Kennzahlen über von studentischen Eigeninitiativen beantragte und abgerufene Gelder werden dem Parlament öffentlich zur Verfügung gestellt. Die Vorstellung eines Antrags auf einer Sitzung des Studierendenparlaments wird, wie alle anderen Tagesordnungspunkte auch, protokolliert. Die Protokolle sind öffentlich zugänglich.

Abrechnung

Im Rahmen der Abrechnung der vom Studierendenparlament bewilligten Mittel sind einige Punkte zu beachten. Eine Abrechnung ist vor Ablauf von vier (bzw. bei beantragter Verlängerung zwölf) Monaten nach Bewilligung des Antrags einzureichen und hat zu enthalten:

1. Eine Zahlungsaufforderung an den AStA mit Verweis auf den Beschluss des Studierendenparlaments inklusive Kontodaten.

2. Der Beschluss des Studierendenparlaments in Kopie.

3. Eine tabellarische Gesamtaufstellung aller Ausgaben gegliedert nach dem Budget des Antrags. Anzugeben sind:

  • Rechnungsnummern (fortlaufend)

  • Zugehörige Unterposten

  • Bezeichnung

  • Betrag

  • Erläuterung, falls notwendig

4. Rechnungen sind im Original vorzulegen, der Abrechnung sind Kopien in Reihenfolge der Rechnungsnummern beizulegen (vgl. § 36 FinO).

5. Bei Druckaufträgen ist ein Exemplar oder bei geringer Stückzahl ein Bild beizulegen.

6. Fahrtkosten werden nach Kilometerpauschale oder gegen Belegvorlage öffentlicher Verkehrsmittel erstattet. Im Falle von Abrechnungen von Reisekosten Dritter ist eine Fahrtliste mit Unterschriften der Reisenden beizufügen.

7. Rechnungen und Quittungen haben die üblichen Regularien zu erfüllen.

8. Bei der Ausgabe von kostenfreien Nahrungsmitteln ist eine Verzehrliste mit Unterschriften beizufügen.

9. Beim Verkauf von Nahrungsmitteln ist eine Abrechnung des Verkaufsstandes vorzulegen.

10. Kosten für Pfand und Kautionen können nicht abgerechnet werden.

11. Im Falle der Inanspruchnahme einer Ausfallbürgschaft ist zu belegen, weswegen geplante Einnahmen entfallen sind, z.B. durch schriftliche Absagen von Sponsoren, Bilder der schlecht besuchten Veranstaltung oder schriftliche Absagen von Förderanträgen.