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Termine

30.5.2012, 12:00 Uhr
Wegen Exkursionswoche fällt die Sprechstunde aus (AStA Peterstraße 44-46)
5.6.2012, 12:00 Uhr
Ende der Antragsfrist für die 9. Sitzung (AStA, Peterstraße 44-46)
6.6.2012, 18:00 Uhr
Sportausschuss (SuperC, Raum 4.29)

Hinweise zur Antragstellung und Abrechnung für studentische Eigeninitiativen

Nutze zur Kurzinfo auch diese Checkliste

Wofür kann ich Mittel beantragen?

Die Frage, wofür du Gelder beantragen kannst, lässt sich nicht leicht beantworten. Zunächst einmal entscheidet das Studierendenparlament, ob es dein Engagement für förderungswürdig hält. In der Regel problemlos ist die Förderung von Vorhaben, die wirklich der ganzen Studierendenschaft zu Gute kommen.

Wenn es sich bei dem geplanten Vorhaben um ein Fest handelt, sollte auch ein Beitrag von den Gästen geleistet werden. Das Studierendenparlament unterstützt nur den kulturellen Teil der Veranstaltung. Nicht gefördert werden Ausgaben für Lebensmittel und Getränke, diese Kosten sollen auf die Gäste der Veranstaltung umgelegt werden. In der Regel kann man bei Veranstaltungen durch Getränke und Essen auch noch zusätzliche Einnahmen erzielen. Im Antrag aufführen solltest du diese Kosten allerdings schon, wenn dem dann auch Einnahmen in entsprechender Höhe gegenüberstehen.

Du solltest selbst abwägen, wie vielen Studierenden dein Vorhaben zu Gute kommt. Wenn es nur ein sehr beschränkter Kreis ist, wirst du weniger Förderung erhalten, als für eine Veranstaltung für alle Studierenden. Auch sollte bei hochwertige Veranstaltungen (z.B. Theater- oder Musikaufführungen) ein angemessener Eintritt von den Besuchern genommen werden, kostendeckend muss er aber nicht sein. Gefördert werden auch Austauschprogramme, hierfür gibt es noch eine zusätzliche Richtlinie mit weiteren Regelungen speziell für Austauschprogramme. Reine Spaßveranstaltungen unterstützt das Studierendenparlament übrigens nicht, die Veranstaltung muss immer auch einen besonderen Wert für die Studierendenschaft haben.

Bei der Planung deiner Veranstaltung solltest du dich an die Veranstaltungsberatung des AStA wenden. Dort erfärst du, worauf du achten musst und du bekommst wichtige Tipps zur Raumauswahl sowie zu GEMA und Versicherungsangelegenheiten. Außerdem verleiht der AStA verschiedenes Material zu günstigen Preisen.

Wie funktioniert das Verfahren und welche Fristen gibt es?

Dein Antrag auf finanzielle Unterstützung als studentische Eigeninitiative wird immer auf der nächsten Sitzung des Studierendenparlaments entschieden, solange der Antrag eine Woche vorher, also in der Regel am Mittwoch vor der Sitzung um 12 Uhr, beim Vorsitzenden des Studierendenparlaments eingeht. Hier ist das Datum des Eintreffens entscheidend, nicht das Datum des Poststempels. Die genauen Zeiten, wann dein Antrag vorliegen muss, erfährst du im AStA. Die Adresse, wohin du den Antrag schicken musst, lautet:

Studierendenparlament der RWTH Aachen
c/o AStA der RWTH Aachen
Turmstraße 3
52072 Aachen

Du kannst den Antrag gerne auch persönlich vorbeibringen, dann wird er gleich auf formale Richtigkeit geprüft. Vorher solltest du aber einen Termin ausmachen, am besten per E-Mail.

Dein Antrag wird in zwei Versionen benötigt, einmal ausgedruckt auf Papier und einmal in digitaler Form. Die Papierversion wird kopiert (vom Vorsitzenden des Studierendenparlaments, nicht von dir!) und an alle Mitglieder des Studierendenparlaments verteilt. Mit dieser Version wird über deinen Antrag beraten und entschieden. Die digitale Version wird für die Webseite der Studierendenschaft benötigt, auf dieser befinden sich alle Einladungen, Protokolle und eben auch alle Anträge des Studierendenparlaments. Damit nicht alles abgetippt werden muss, brauchen wir dafür eine digitale Version deines Antrags. Das Format ist relativ egal, HTML wäre natürlich nett, Postscript oder pdf sind aber auch kein Problem und im Notfall lassen sich auch Worddokumente verarbeiten.

Bevor der Antrag im Studierendenparlament behandelt wird, muss er vorher noch durch den Haushaltsausschuss. Dieser steht dem Studierendenparlament beratend zur Seite und macht diesem einen Vorschlag, wie mit deinem Antrag umgegangen werden soll. Außerdem ergeben sich häufig noch Änderungsvorschläge oder offen gebliebene Fragen des Ausschusses zu deinem Antrag, die du dann bis zur Sitzung des Studierendenparlaments noch einarbeiten kannst. Der Haushaltsausschuss tagt normalerweise am Montag vor der Sitzung des Studierendenparlaments, zu dessen Sitzung und auch der anschließenden SP-Sitzung solltest du anwesend sein. Alle Termine findest du auch in der Terminübersicht.

Was soll alles im Antrag stehen?

Der Antrag selbst erfolgt formlos, er sollte aber einige wesentliche Dinge enthalten:

Erst einmal das Offensichtliche: Die Namen der Antragsteller-/innen und eine Kontaktadresse, am besten mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Dann solltest du vorstellen, was deine Studentische Eigeninitiative macht und wofür du die beantragten Gelder verwenden möchtest. Am besten legst du uns ein Konzept der geplanten Veranstaltung vor, stellst dar, wann und wo die Veranstaltung stattfindet und berichtest, falls vorhanden, kurz von Erfahrungen mit ähnlichen Veranstaltungen, die deine Initiative schon durchgeführt hat.

Ganz wichtig ist eine Aufstellung von zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben zu machen. Hierzu gehören wirklich alle bei deiner Veranstaltung entstehenden Einnahmen und Ausgaben, und auch alle Gelder, die aus anderen Töpfen kommen, auch wenn sie bisher nur beantragt und noch nicht bewilligt wurden. Dabei brauchst du das Finanzloch nicht auf den Cent genau abschätzen, du solltest allerdings auch nicht bei jedem Posten großzügig aufrunden, das sieht immer etwas schlecht aus.

Und abschließend musst du natürlich angeben, wie viel Geld du eigentlich benötigst. Die Höhe des Antrages ist grundsätzlich nur durch die Höhe der verfügbaren Haushaltsmittel begrenzt. Allerdings kannst du natürlich nur Geld beantragen, was du auch wirklich benötigst.

Wann stelle ich den Antrag?

In der Regel stellst du den Antrag etwa 3 Monate vor der geplanten Veranstaltung. Das hat den Grund, dass die Frist, in welcher du das bewilligte Geld beim AStA abrufen kannst, auf 4 Monate nach der Genehmigung durch das Studierendenparlament begrenzt ist. Nur in Ausnahmefällen, zum Beispiel wenn während der vorlesungsfreien Zeit keine Sitzungen stattfinden, bewilligt das Studierendenparlament eine Verlängerung der Abrechnungsfrist auf bis zu 12 Monate. Stell den Antrag aber auch nicht zu spät, sonst stehst du unter Umständen vor dem Problem, dass dein Antrag nicht rechtzeitig entschieden wird. Beachte auch, dass in der vorlesungsfreien Zeit keine Sitzungen stattfinden, stell den Antrag also frühzeitig.

Beantrage ich eine Ausfallbürgschaft oder einen Zuschuss?

Wenn du meinst, dass die Einnahmen wahrscheinlich sogar ausreichen, um die ganze Veranstaltung kostendeckend durchzuführen, um so besser. Dann kannst du aber trotzdem noch einen Antrag auf eine Ausfallbürgschaft stellen, so dass du gegen eventuelle Mindereinnahmen abgesichert bist. Es ist eigentlich egal, ob du eine Ausfallbürgschaft oder einen Zuschuss beantragst. Im Normalfall bewilligt das Studierendenparlament nur Ausfallbürgschaften; Zuschüsse werden nur unter besonderen Umständen gewährt.

Der Unterschied zwischen Ausfallbürgschaft und Zuschuss ist folgender: Wenn dir das Studierendenparlament einen Zuschuss zu deiner Veranstaltung bewilligt, dann bekommst du dieses Geld auf jeden Fall, du musst nur entsprechende Belege über die Kosten vorlegen (siehe unten). Wenn du eine Ausfallbürgschaft bewilligt bekommen hast, dann bekommst du dieses Geld nur, falls du bei deiner Veranstaltung einen entsprechenden Verlust gemacht hast. Falls deine Veranstaltung ohne die Unterstützung des Studierendenparlaments einen Gewinn erzielt hat, dann erhältst du die Ausfallbürgschaft nicht, einen Zuschuss aber schon.

Und wie komme ich an das Geld?

Das bewilligte Geld kannst du erst dann abrechnen, wenn du die Rechnungen und Quittungen beisammen hast, also meist erst nach dem Ende der Veranstaltung. Solltest du einen Teil deiner Veranstaltung vorfinanzieren müssen, kannst du dich in diesem Punkt an den AStA wenden. Dieser kann dir unter bestimmten Umständen einen Kredit geben, so dass du schon einmal flüssig bist, wenn die ersten Rechnungen ankommen.

Hast du aber erst einmal deine Veranstaltung (hoffentlich erfolgreich) hinter dich gebracht, gehst du mit allen Belegen, Quittungen und Rechnungen und einer genauen Aufstellung über die Einnahmen und Ausgaben zum Finanzreferat des AStA und rechnest dort ab. Hierbei gilt wirklich: Du bekommst nur das Geld erstattet, worüber du eine Quittung oder Rechnung im Original vorlegen kannst. Insbesondere musst du dabei auf die folgenden Punkte achten, bei Unklarheiten wendest du dich am besten direkt an das Finanzreferat:

Bei Quittungen reicht es nicht, wenn nur die Unterschrift desjenigen drunter ist, der das Geld erhalten hat. Der AStA braucht auf jeden Fall (z.B. auf der Rückseite der Quittung) die Adresse (kein Postfach!) des Geldempfängers.
Ab Beträgen von 100 Euro reicht keine einfache Quittung mehr aus, sondern du brauchst eine Rechnung. Rechnungen gewerblicher Art müssen die USt-ID-NR des Rechnungsstellers ausweisen. (USt-ID-NR bedeutet Umsatzsteueridentifizierungsnummer)
Ab Beträgen von 500 Euro musst du 3 verschiedene Angebote einholen. Solltest du dich aus welchen Gründen auch immer nicht für das günstigste Angebot entscheiden, musst du dies begründen.
Bei Bewirtungen brauchst du auf jeden Fall eine Liste der bewirteten Personen. Im Zweifel brauchst du auch noch eine Begründung für die Bewirtung, frag hier am besten vorher im Finanzreferat nach.
Bei Fahrtkosten sind die Regelungen ziemlich umfangreich:
- Für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln werden maximal die Kosten der günstigsten benutzbaren Fahrkarte einschließlich der benötigten Zuschläge erstattet.
- Im Falle der Benutzung eines privaten PKW beträgt die Kilometerpauschale 0,30 Euro, bei Zweirädern 0,06 Euro. Eine Erstattung wird nur für maximal 100% der im Entfernungsanzeiger der Deutschen Bahn AG angegebenen Strecke zum Zielort und zurück gewährt.
- Bei Mietfahrzeugen (z.B. Bullies) fragst du am besten vorher im Finanzreferat nach.
- Zusätzlich gibt es auch noch Regelungen für Tagungs- und Übernachtungskosten. Solltest du davon betroffen sein, fragst du am besten auch vorher im Finanzreferat nach.

Denke auch daran, dass du nur bis zu vier Monate nach der Bewilligung durch das Studierendenparlament mit dem Finanzreferat abrechnen kannst. Solltest du dies aus zeitlichen Gründen nicht schaffen, so stelle rechtzeitig innerhalb dieser vier Monate einen Antrag auf Verlängerung der Abrechnungsfrist beim Studierendenparlament. Solltest du direkt bei der Antragstellung abschätzen können, dass diese Frist von vier Monaten nicht reichen wird, so kannst du die Verlängerung der Abrechnungsfrist auch direkt mit der Antragstellung verbinden.

Die gesamten Regelungen zur Abrechnung tragen leider nicht gerade zur Unkompliziertheit bei. Da der AStA aber dem Landeshaushaltsrecht unterliegt, lässt sich dies leider nicht ändern.

Wer kann mir sonst noch weiterhelfen?

Für alle möglichen Fragen rund um die Antragstellung wendest du dich am besten an den Vorsitzenden des Studierendenparlaments, diesen kannst du auch per Mail unter sp-vorsitz@stud.rwth-aachen.de erreichen. Fragen zur Abrechnung deines Antrags klärst du am besten mit dem Finanzreferat des AStA.

Falls du alles ganz genau wissen willst, und dazu in den entsprechenden Ordnungen nachschlagen willst, dann kannst du dir natürlich auch die entsprechenden Passagen aus der Satzung, der Finanzordnung und der Geschäftsordnung des Studierendenparlaments ansehen. Hinzu kommen die Landeshaushaltsordnung NRW einschließlich ihrer Verwaltungsvorschriften, die Verordnung über die Haushalts- und Wirtschaftsführung der Studierendenschaften sowie einige Regelungen aus dem Steuerrecht.

Studierendenschaft der RWTH Aachen

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